Katılımcı Şartnamesi

ULOK 2018 – Katılımcı Şartnamesi 

1.Kongreye katılım ücretsizdir.  

2.Kongre, Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı resmi ve özel liseler ile BİLSEM öğrencilerine açıktır. 

3.Kongrede bildiri sunumları sözlü veya poster sunum olarak yapılabilir.  

4.Her bildiri için en fazla 1 öğrenci ve 1 danışman öğretmen başvuruda bulunacaktır. (Bildiri birden fazla öğrenci ile hazırlanabilir ancak kongre desteği 1 öğrenci ve 1 danışman öğretmen için geçerlidir. Birden fazla öğrencinin katılımı durumunda, fazladan gelecek her öğrenci ve öğretmene ait seyahat ve konaklama gideri katılımcıların kendileri tarafından karşılanacaktır) 

5.Yukarıda belirtilen şartlara uygun katılımcıların seyahat ücretleri ile ilgili ödeme yapılması için bilet ibrazı zorunludur. Seyahat ücretleri 500 km’ye kadar otobüs ve tren, 500 km üzeri için otobüs, tren ve uçak olarak karşılanabilecektir (mesafe hesabı hareket edilen il/ilçeden kongre merkezine varış şeklinde yapılacak olup Avrupa Komisyonu’nun mesafe hesaplayıcısının mesafe bandı esas alınacaktır http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_en). Özel araçla kongre merkezine ulaşım sağlayan katılımcıların seyahat ücretleri karşılanmayacaktır. 

6.Katılımcıların konaklamaları Cunda Uygulama Oteli bünyesinde fatura ibrazı ile karşılanacaktır. 

7.Kongrede her öğrenci ve öğretmen en fazla 2 bildiri ile yer alabilir ve bir öğrenci en fazla 1 bildiri sunabilir. Bu sayının üstündeki talepler kabul edilmeyecektir. 

8.Sözlü Bildiri sunumları en fazla 15 dakika (10 dakika sunum, 5 dakika tartışma) olacak şekilde hazırlanmalıdır. 

9.Kongre sürecinde posterler, düzenleme kurulu tarafından belirlenen yerde ve sürede bildiri sahipleri tarafından panolara asılacaktır. 

10.Poster sahipleri programda belirtilen süre ve saatlerde posterlerinin başında bulunacak ve çalışmaları konusunda bilgi vereceklerdir. 

11.Bildiri Özetleri, bildiri özet kriterlerine göre hazırlanacak olup www.ulok2018.org/giris web sitesi aracılığıyla gönderilecektir.  Katılımcıların web sayfasında yer alan “Giriş” butonuna tıklayarak öncelikle kullanıcı kaydı oluşturması, ardından yönergeler doğrultusunda bildiri özetlerini sisteme yüklemesi gerekmektedir. Faks ile ya da elden yapılacak başvurular kabul edilmeyecektir. 

12.Kongrede bildiri sunumu yapacak öğrenciler web sitesi üzerinden bildiri girişi yaparken, velilerinden alacakları izin dilekçesi dosya gönder butonunu kullanarak sisteme yükleyeceklerdir. Dilekçede öğrencinin danışman öğretmeni ile seyahatine ve kongreye katılımına sakınca olmadığı açıkça ifade edilmelidir. 

13.Kongreye bildiri gönderen kişiler, bildirilerin kendilerine ait olduğunu beyan ve taahhüt etmiş sayılacaklardır.  Basılı bildiri özet metinleri ve sunumları ilgili izinler ve telif haklarıyla ilgili herhangi bir sorumluluk kabul edilmeyecektir. 

14.Bildirilerin daha önce başka bir yerde yayınlanmamış veya başka bir kongrede, sempozyumda ya da bilimsel organizasyonda sunulmamış olması gerekmektedir. Ancak TÜBİTAK Lise Öğrencileri Araştırma Projeleri Yarışması'na yönelik hazırlanan çalışmalar kongre kapsamında sunulabilecektir. 

15.Balıkesir dışından katılarak kongrede bildiri sunacak öğrenciler ile bu öğrencilerin danışman öğretmenlerinin konaklama ve seyahat ücretleri karşılanacaktır (madde 5 şartları geçerlidir).  

16.Balıkesir’den katılarak bildiri sunacak öğrenci ve danışman öğretmenlerin günübirlik katılımları (bildiri sunumu yapacakları gün) kabul edilecek olup seyahat masrafları karşılanacaktır. Seyahat ücretlerinin ödemesi için bilet ibrazı zorunludur. Özel araçla kongre merkezine ulaşanların seyahat ücretleri kapsam dışıdır. Günübirlik katılımcılara konaklama ücreti ödenmeyecektir. Bu bildiri sahiplerinden konaklama yapmak isteyenlerin masrafları kendilerine aittir.  

17.Kongreye kesin katılım sağlayacak öğrenci ve öğretmenlerin izin işlemleri kongre düzenleme kurulu tarafından organize edilecektir. 

18.Kongreye dinleyici olarak bildirisiz katılım sağlamak isteyenlerin anasayfada bulunan “Dinleyici Katılım Formu”nu doldurması gerekmektedir. Dinleyicilerin konaklama, seyahat ve yeme-içme masrafları kendilerine aittir.   

19.Gönderilen tüm bildiriler Bilim Kurulu tarafından değerlendirilecektir. Katılımcılara bildirilerin kabul durumları ya da düzeltmelerle ilgili geribildirim yapılacaktır. Bu nedenle katılımcıların kayıt sırasında verdikleri mail adreslerinin geçerli olması ve bu adreslerin katılımcılar tarafından kontrol edilmesi gerekmektedir. 

20.Kabul edilen bildiriler 13.09.2018 tarihinde www.ulok2018.org ve http://balikesirarge.meb.gov.tr web sitelerinde ilan edilecektir. 

21.Kabul edilen bildiri özetleri 14.09.2018 tarihinde www.ulok2018.org ve http://balikesirarge.meb.gov.tr web sitelerinde “Bildiri Özetleri E-Kitabı” olarak yayınlanacaktır.  

22.Kongre sonrasında bildirilerin tam metinleri www.ulok2018.org ve http://balikesirarge.meb.gov.tr web sitelerinde “Bildiri Tam Metinleri E-Kitabı” olarak yayınlanacaktır. Bildirilerin tam metinleri ayrıca basılı kitap olarak yayımlanacaktır. Basılı kitaplar tüm bildiri sahiplerine posta yoluyla gönderilecektir. 

23.Kongreye bildirili veya bildirisiz katılan tüm katılımcılara katılım belgesi verilecektir.